Pri naročanju medalj po meri morajo stranke proizvajalcu običajno posredovati osnovne informacije in proizvodne zahteve, da zagotovijo nemoteno oblikovanje in proizvodni proces. Te informacije proizvajalcu pomagajo pri natančnem razumevanju predvidene uporabe medalje in oblikovanju predloga za oblikovanje in proizvodnega načrta, ki ustreza vsem specifikacijam.
Navesti je treba osnovne podatke o medalji, vključno s priložnostjo, imenom nagrade, predvidenimi prejemniki, količino proizvodnje in rokom dostave. Na primer, ali je medalja za športno tekmovanje, priznanje podjetja, šolski dogodek ali spominsko priložnost, bo vplivalo na slog oblikovanja in proizvodne zahteve.
Potrebni so tudi-materiali, povezani z oblikovanjem. Če načrt oblikovanja že obstaja, lahko stranke predložijo osnutke načrta, upodobitve ali referenčne slike. Če celoten dizajn še ni na voljo, lahko stranke zagotovijo elemente, kot so logotipi dogodkov, korporativni emblemi, tematski motivi in besedilna vsebina, kar oblikovalcem omogoča, da ustvarijo koncept na podlagi teh zahtev.
Besedilne informacije, ki bodo prikazane na medalji, so ključni del postopka prilagajanja; to vključuje naziv nagrade, ime dogodka, leto, stopnjo nagrade, serijske številke itd. Zagotavljanje natančnega besedila pomaga preprečiti napake po izdelavi in zagotavlja, da medalja učinkovito izraža svoj predvideni spominski pomen.
Določiti je treba tudi specifikacije in zahteve glede izdelave-, kot so velikost, oblika, material, barva in površinska obdelava-. Običajne izbire materialov vključujejo cinkove zlitine, železo, baker in nerjaveče jeklo, priljubljene tehnike dodelave pa vključujejo galvanizacijo, mehko emajliranje, reliefno oblikovanje in lasersko graviranje. Če stranka ne pozna materialov ali tehnik, lahko proizvajalec ponudi priporočila glede na proračun in predvideno uporabo.
Vse posebne zahteve v zvezi z embalažo in dodatki je treba tudi navesti vnaprej-na primer, ali so potrebne predstavitvene škatle po meri, žametne vrečke, vrvice ali certifikati. Temeljita priprava teh informacij izboljša komunikacijsko učinkovitost in zagotovi, da je končni izdelek v skladu s pričakovanji.
